Письмо-приглашение

Общие сведения

Если компания проводит важное совещание, куда должны подъехать партнеры, исполнители работ и т.д., то необходимо составить специальное уведомление о будущем событии. Обычно оформляют его в виде письма-приглашения или письма-вызова

Документ отправляют участнику заранее, например, за 2 недели или за 10 дней. Бывает, что встреча происходит вне плана, тогда сроки могут быть и короче.

Цель письма — уведомить о будущем совещании, о времени и месте его проведения. Также нужно написать, чему именно будет посвящена встреча, приложить подробный план совещания.

Кому можно отправить такое письмо:

  1. Руководителям своих подразделений. Это характерно для больших организаций.
  2. Компаниям-исполнителям каких-либо проектов. Письмо в этом случае отправляют руководству или лицу, отвечающему за работу с заказчиками.
  3. Партнерам, инвесторам. Тем, кто вложил деньги в проект, и заинтересован в получении информации по нему.

Составлением письма занимается обычно секретарь или помощник руководителя. Он же берет на себя организацию совещания.

Примеры пригласительных

Итак, от слов к делу. Самые нестандартные, изысканные и стильные пригласительные, конечно же, у известных кутюрье. Приглашая на свои показы, они не жалеют ни времени, ни денег на то, чтобы выделиться и удивить гостей.

1 / 2

Пригласительный на показ Louis Vuitton в тематике Hotel Suite.

Золотой ключ не просто декор, но и пропуск на мероприятие. 

Stella McCartney вместе с пригласительным подарила всем гостям зеленое кольцо гугли-глаз из своей новой коллекции. 

Эксклюзивное приглашение от Dries van Noten 

Интерактивное приглашение от KENZO. 

Не только модные дизайнеры, но и многие другие делают креативные пригласительные. Взгляните на эти!

1 / 5

examples-and-design-templates-of-invitations-transform1

examples-and-design-templates-of-invitations-transform2

examples-and-design-templates-of-invitations-transform3

examples-and-design-templates-of-invitations-transform4

examples-and-design-templates-of-invitations-transform5

1 / 2

examples-and-design-templates-of-invitations-DanielCarlsten_AcnePaper_01

examples-and-design-templates-of-invitations-DanielCarlsten_AcnePaper_02

1 / 2

examples-and-design-templates-of-invitations-mangola1

examples-and-design-templates-of-invitations-mangola2

Выберите основной текст приглашения

КЛАССИЧЕСКИЕ ВАРИАНТЫ:

  • Приглашаем вас на День рождения нашей семьи!
  • Ваша поддержка, понимание, любовь и дружба всегда были важны для нашей пары. Именно поэтому в самый счастливый день нашей жизни мы хотим, чтобы вы были рядом с нами!
  • Уважаемые Николай и Елена! В нашей жизни есть счастливые и радостные моменты, которые хочется разделить с дорогими людьми. Поэтому мы приглашаем вас открыть вместе с нами новую страницу книги нашей жизни! Мы будем искренне рады разделить этот день вместе с вами.
  • Дорогой Алексей! Приглашаем Вас стать гостем нашего волнительного, но одновременно счастливого события в нашей жизни!

ОРИГИНАЛЬНЫЕ ВАРИАНТЫ:

  • Случилось невероятное – наша безграничная любовь дала повод собрать всех родных и близких вместе! Приглашаем…
  • Мы решили создать новую ячейку общества и приглашаем вас разделить с нами это радостное событие!
  • Ура, событие года – день нашей свадьбы! Мы будем очень рады видеть вас на нашем празднике…

В каких случаях составляется письмо-приглашение

Письмо-приглашение может исходить как от юридического, так и от физического лица, и направляться, соответственно, может также как физическим, так и юридическим лицам.

Основными задачами письма-приглашения являются:

  • уведомление адресата приглашения о факте события;
  • донесение до адресата информации о времени и месте событий;
  • подтверждение факта того, что приглашено конкретное лицо;
  • укрепление доверия, налаживание деловых контактов с приглашаемым.

Составляться письмо данного вида может по самым различным поводам:

  • как приглашение на деловую встречу между руководителями организаций;
  • как приглашение кандидата на должность на собеседование;
  • как приглашение на торжественное мероприятие (юбилей);
  • как приглашение на бесплатные и платные обучающие мероприятия и так далее.

Надо ли готовить официальное приглашение на собеседование

При подборе персонала важный этап — знакомство с кандидатами на вакантные должности. Сначала это ознакомление происходит по резюме. Если оно заинтересовало, руководитель назначает личную встречу. Как пригласить на нее подходящего кандидата? Предпочтительнее это сделать в письменной, а не в устной форме. Дело в том, что человеку необходимо донести точно и подробно сведения: название компании, адрес, номер кабинета, дату, время собеседования, телефоны контактного лица.

В размещенном организацией объявлении с приглашением на работу обычно всех подробностей не содержится. А если сообщать по телефону, не известно, имеет ли возможность человек записывать в тот момент и запомнит ли необходимые нюансы. Письмо в этом случае донесет нужную информацию. Человеку не придется неоднократно перезванивать и переспрашивать.

Есть несколько способов отправки письма приглашения на собеседование кандидата на должность в компанию:

  1. по электронной почте;
  2. по обычной почте на официальном бланке компании;
  3. по СМС.

Это не значит, что такой популярный способ, как звонок по телефону, следует исключить. Напротив, если кандидат значимый для организации, ему сначала звонят лично, а затем отправляют приглашение на интервью от работодателя по электронной или обычной почте со всеми точными сведениями.

Правила заполнения ходатайства

Если вы заполняете ходатайство от руки, то следите за четкостью почерка. Не допускаются помарки, исправления, сокращения или аббревиатуры кроме официальных. Фамилия и имя гостя указываются на кириллице и латинице ( в соответствии с написанием в паспорте). Если вместе с ним в РФ приезжают его дети, то их ФИО, дата рождения, пол и гражданство также вносятся в ходатайство. 

В ходатайстве, в разделе сведений о приглашаемом лице, есть пункт «Место получения визы». В нем требуется указать страну и город, в котором иностранец будет подавать на визу. Этот момент нужно заранее обговорить с гостем. 

Например, вы можете указать столицу, а иностранцу гораздо ближе будет обратиться в визовый центр в соседнем городе. Но вызов там не примут, так как в нем указано другое место подачи.

Срок действия паспорта ИГ должен покрывать период нахождения в РФ. Это важный фактор, который часто становится причиной отказа во въезде в Российскую Федерацию.

Какой у мероприятия формат: официальный или неофициальный?

Для официальных мероприятий есть установленный формат приглашений, в котором все достаточно строго. Во-первых, пригласительные печатаются только на белоснежной бумаге (off white) и только чёрной краской. Для дипломатических, официальных, а также других приёмов государственного уровня – весь текст печатный, для менее строгих допускается частичное заполнение от руки. Во-вторых, отправлять такие приглашения нужно не менее чем за две недели (а лучше за месяц). Также они имеют установленный образец текста, который предусматривает указание формы одежды, просьбу уведомить организаторов в случае отказа и т. д. В общем, разгуляться дизайнеру тут негде.

Пример официального пригласительного в Белый дом. 

Неофициальные пригласительные условно можно разделить на две категории: частные мероприятия (свадьбы, юбилеи, дни рождения) и коммерческие (день рождения компании, открытие нового магазина, выставка и т. д.). В зависимости от повода вы можете проявить фантазию и сделать из пригласительного маленький шедевр.

Пример хэндмейдного пригласительного. 

Выберите начало приглашения

КЛАССИЧЕСКИЕ ВАРИАНТЫ:

  • Дорогие Мама и Папа! Вы самые любимые и дорогие люди в нашей жизни…
  • Дорогие и любимые наши Мама и Папа!
  • Наши родители! Приглашаем Вас разделить с нами радость в честь регистрации брака…
  • Это лето будет незабываемым, мы станем семьей….
  • Мы скоро станем мужем и женой!
  • Приглашаем вас…
  • Совсем скоро наступит один из главных дней нашей жизни – мы женимся!
  • Скоро наступит важный день в нашей жизни – мы станем семьей.
  • Мы счастливы сообщить вам, что наша свадьба состоится…
  • Спешим сообщить радостную новость – мы скоро станем мужем и женой!
  • Сергей и Диана приглашают вас на торжественное мероприятие, посвященное дню нашей свадьбы!
  • Сергей и Диана приглашают вас на свадебное торжество, которое состоится…
  • Сергей и Диана приглашают вас разделить с ними праздничный обед в честь регистрации брака, которая состоится…
  • Родные и любимые наши друзья! Хотим, чтобы вы разделили с нами радость и были на торжестве в самый лучший и трогательный день в нашей жизни! Бракосочетание состоится…

ОРИГИНАЛЬНЫЕ ВАРИАНТЫ:

  • Так далеко все зашло – мы женимся!
  • Откладывайте отпуск в июле – мы ждем вас на нашей свадьбе!

ПРАВИЛА оформления и рассылки

Информация

Приглашение — это подготовленная открытка с текстовым просьбой явиться на торжество, которое содержит название события, дату, время, место проведения.

Согласно этикету, приглашение должно заполняться от руки, красивым почерком и должно содержать: обращение в уважительном тоне,  дату и время празднования, место проведения (особенно, если вы будете праздновать в кафе или другом развлекательном заведении), телефон для уточнения важных моментов, дресс-код (если вы собираетесь его соблюдать).

Текст приглашения должен содержать:

Строку для заполнения имен приглашенных гостей

Дату и время

Место проведения (адрес)

Дресс-код (если нужен)

Согласно этикету для приглашения нужен конверт под размер открытки. Отправляются приглашения за 2-3 недели до начала мероприятия. Приглашенный по получению приглашения должен оповестить о своем присутствии либо отсутствии в течении 18 часов после получения. Если адресат (приглашенный),  живёт в пределах одного города, то приглашение нужно отправить курьером.

Как правило, приглашения отправляются по почте, но  в последнее время, с развитием интернета появились и другие тенденции: отправка приглашений в цифровом виде на электронную почту или в социальные сети и  видео приглашения. Это очень удобно, оригинально и малозатратно.

Инструкция по написанию письма приглашения

Составляя письмо-приглашение на мероприятие, необходимо сделать так, чтобы у получателя не возникало вопросов, касающихся планируемого события, времени и места его проведения. Информация должна быть максимально полной. В самом начале обращаются к адресату в вежливой форме, а также пишут «С уважением» в конце письма.

Что же нужно указать, чтобы правильно составить официальное приглашение на мероприятие?

  • В обязательном порядке уточняются действия приглашенного человека на мероприятии.
  • Нельзя обойтись без указания типа события. Получатель должен понять, что его ожидает во время визита.
  • В любом случае отображаются дата и точное время проводимого мероприятия, а также место.
  • В некоторых ситуациях следует рассказать о содержании встречи. К примеру, при приглашении на конференцию можно указать список докладчиков.
  • Иногда спрашивают о планах для посещения мероприятия. Чтобы узнать точное желание получателя, просят проинформировать об этом посредством электронного письма, телефонного звонка или любым другим доступным способом.

Что касается оформления письма-приглашения, то стандартная форма составления отсутствует. Отправляемое уведомление обычно имеет презентабельный вид, в отличие от обычного делового письма, составленного на простом бланке. В случае с приглашением часто используются качественная бумага, всевозможные элементы декора и дополнительные аксессуары. Текст может быть написан от руки каллиграфическим почерком. Стандартные формы делового письма используются в редких случаях.

Письмо-приглашение – что это и какова его роль?

Деловое письмо с пригласительным текстом представляет собой способ уведомления о каком-либо мероприятии. Извещение может быть о проведении конференции, благотворительного вечера, концерта, семинара, собеседования или любого другого действия, связанного с определенными событиями.

В деловых кругах письмо-приглашение является важным элементом выстраивания доверительных отношений между двумя сторонами

Какие же функции выполняет официальное письмо?

Дает возможность уведомить то или иное лицо о предстоящем событии или важном мероприятии.
Подтверждает, что человек был действительно приглашен в определенное место, благодаря чему можно избежать лишних ошибок.
Является средством напоминания о месте и времени проводимого мероприятия.

Как оформить частное приглашение?

Например, ваш друг из государства, с которым у России нет безвизового режима (список стран, гражданам которой нужна виза), был приглашен вами в гости на 2 недели. Для того чтобы ваш друг смог пересечь границу РФ и приехать в ваш город, ему нужна российская виза. При ее оформлении в российском посольстве или консульстве он должен будет предъявить приглашение, которое вы ему пришлете. 

Внимание! Мы не рекомендуем использовать частную визу!
Существует любопытный нюанс: если вы оформите частное или деловое приглашение для своего друга, то вся ответственность за его действия и поступки на территории РФ будет ложиться на вас. Если же он приедет в Россию по туристической визе, то вы сэкономите кучу нервов и времени (поскольку вам не придется тратить их на оформление приглашения для него, а если он нарушит законы РФ, у вас лично не будет никаких проблем)

Читать подробнее: Почему не стоит пользоваться частной визой?

Читайте подробнее: Гостевое приглашение

Для того чтобы оформить приглашение для своего друга вам и ему понадобится:

  1. Решить вместе, какой тип визы для въезда в Россию нужен (это может быть туристическая, деловая или гостевая виза) и какая у нее должна быть кратность (однократная, двукратная, многократная).
  2. Затем ваш друг должен сообщить вам свои точные личные данные (ФИО, дату рождения, номер загранпаспорта и срок его действия, гражданство) и сведения о месте своей работы (название фирмы и ее почтовый адрес, телефон компании, какую должность он занимает), а также он должен выслать вам ксерокопию своего паспорта, сообщить планируемые даты въезда и выезда, список городов РФ, которые он собирается посетить.
  3. Получив всю вышеперечисленную информацию о своем друге, вы должны обратиться в отделение ФМС по месту своего жительства и оплатить государственную пошлину, которая взимается за обработку поданных вами документов и выдачу бланков (обращаться в ФМС не нужно, если ваш друг собирается приехать по туристической визе). Со своей стороны вы должны предоставить в ФМС некоторые документы, а также гарантии того, что ваш гость будет обеспечен жильем и медицинской помощью (при необходимости за ваш счет) в течение всего срока действия визы.
  4. При обращении в отделение ФМС, кроме документов и сведений, вы должны подать заявку на приглашение иностранного гражданина. При этом сотрудник паспортно-визовой службы выдаст вам справку, удостоверяющую, что поданные вами документы были приняты к рассмотрению. 
  5. По закону ваша заявка может рассматриваться до 30 рабочих дней, после чего при положительном решении вам будет выдан официальный бланк приглашения, в котором будут вписаны вся необходимая информация и данные о вашем друге, поставлены все подписи и печати. 
  6. Это приглашение (именно оригинал) вы должны будете передать своему другу при помощи одной из служб экспресс доставки международных отправлений. После этого ваш друг сможет обратиться в посольство и начать процесс оформления визы в Россию.

Шаблоны свадебного приглашения

Примеры начала классических приглашений:

  • Дорогие наши ______________!
  • Наши _______________!
  • Этим летом мы станем семьей!
  • Мы женимся!
  • Мы скоро поженимся!
  • Приближается один из главных дней нашей жизни – мы женимся!
  • Скоро наступит важный день – день нашей свадьбы!
  • Скоро наступит очень важный для нас день – мы станем семьей.
  • Мы рады сообщить Вам, что наша свадьба состоится…
  • Спешим сообщить радостную новость – мы женимся!
  • ______________ приглашают Вас на торжественное мероприятие, посвященное дню их свадьбы!
  • ______________ зовут Вас на свою свадьбу, которая состоится ______________
  • ______________ приглашают Вас разделить с ними праздничный вечер в честь регистрации брака, которая состоится _____________
  • Дорогие и любимые наши _____________! Вы те, кто всегда нас поддерживали, выслушивали и разделяли самые яркие и незабываемые моменты в нашей жизни, приходили к нам на помощь, наполняли нашу жизнь самыми искренними и тёплыми эмоциями.
  • Дорогие _________________, просим присутствовать на нашем торжестве!
  • Уважаемые _________________! Приглашаем вас на нашу свадьбу!
  • ________________! Будем рады видеть вас на нашем торжестве!
  • Сердечно приглашаем вас
  • Мы бы хотели, чтобы вы присоединились к нам!
  • Будем в восторге от вашего присутствия!
  • Приглашаем вас отпраздновать с ними!
  • Приглашаем вас на нашу свадьбу!
  • Просим разделить с нами!
  • Приглашаем вас отпраздновать нашу свадьбу!
  • Приглашаем вас присоединиться к нам!
  • Приглашаем вас на самый лучший и волнительный для нас день!
  • Приглашаем вас принять участие в нашем торжестве!
  • Будем рады разделить с вами радость!
  • Хотели бы видеть вас на нашем торжестве!
  • Любимые наши! Разделите с нами самый трогательный день нашей жизни!

Мессенджеры делают вас на шаг ближе

Старайтесь поддерживать связь с уже знакомыми вам представителями СМИ посредством социальных сетей и мессенджеров. Лучше всего для этого подходит в первую очередь Facebook, во вторую — WhatsApp.

Здесь вы можете оперативно связываться с коллегами по любым вопросам и лайкать посты и фото, напоминая о себе. В том числе это очень удобный способ приглашения на мероприятие.

Вам не придется думать, дошло ли до адресата сообщение, и тратить время на обзвон. Все просто: отправили, увидели уведомление о прочтении, получили ответ.

Наша внутренняя статистика показала, что в случае такой аккредитации положительная реакция достигается на 48% чаще по сравнению с электронной рассылкой.

Это связано с тем, что, получая от вас письмо в мессенджер, журналист сразу вспоминает о том, что вы знакомы, и это повышает его внимание

Но в подаче есть важное отличие от почты: лучше отправлять макет с приглашением, сопроводив его приветствием и краткой программой мероприятия. А при дизайне учитывайте, что размер смартфона меньше, чем у ноутбука, и отдавайте предпочтение вертикальной верстке

А при дизайне учитывайте, что размер смартфона меньше, чем у ноутбука, и отдавайте предпочтение вертикальной верстке

Но в подаче есть важное отличие от почты: лучше отправлять макет с приглашением, сопроводив его приветствием и краткой программой мероприятия. А при дизайне учитывайте, что размер смартфона меньше, чем у ноутбука, и отдавайте предпочтение вертикальной верстке

Формулировка свадебного приглашения

Итак, вы выбрали свой дизайн канцелярских товаров (если вы этого не сделали, ознакомьтесь с ). А затем выясните, как написать приглашение. Конечно, вы захотите указать дату, время и место, но что еще? При выборе формата приглашения нужно учесть многое. Особенно полезную информацию, которую должны знать ваши гости.

Рекомендуется включить в приглашения ссылку на ваш свадебный веб-сайт. Тогда ваши гости смогут легко получить доступ к сведениям о вашем празднике, ответить на ваши вопросы на сайте (вы получите их по почте), а также о вашем реестре подарков. Кроме того, наши свадебные веб-сайты позволят гостям отправлять в цифровом формате подтверждение, чтобы вы могли отслеживать в режиме реального времени, кто будет на празднике. 

В случае, если этого было недостаточно, есть еще кое-что – вы можете согласовать ваш свадебный веб-сайт с вашим дизайном приглашений. После того, как ваши гости получат приглашение на свадьбу по почте, они могут перейти на ваш свадебный сайт и увидеть те же цвета, узоры и дизайны. Это даст вашим гостям целостный опыт, позволяющий оценить вашу эстетику (как в цифровом, так и в печатном формате), и быть в восторге от вашей креативности.

Наконец, не стесняйтесь отклоняться от традиционной формулировки приглашения, если считаете нужным. Они носят эксклюзивный характер. 

Ниже приведен полный список информации, которую необходимо включить в формулировку вашего свадебного приглашения:

Приглашение на выставку

Уважаемые коллеги, покупатели и партнеры!

(Дата проведения выставки) в (место) состоится международная выставка новейшего строительного оборудования и материалов, технологий проектирования и строительства.

Приглашаем посетить стенд компании (название компании). На стенде будут представлены (перечисляется продукция компании).

На нашем стенде Вы также будете иметь возможность обсудить детали сотрудничества с компанией (название компании).

Время проведения: (точное время открытия и завершения выставки).Место проведения: (название и адрес выставочного комплекса). Наш стенд расположен в (номер павильона, сектора и места).

Уважаемые Партнёры!

(Дата и место проведения выставки) будет проходить крупнейшая выставка инженерного оборудования.

По традиции это мероприятие стало неизменным местом ежегодной встречи потребителей, дистрибьюторов и производителей систем отопления, кондиционирования, вентиляции, водоснабжения, бассейнов и сантехники.

(Название выставки) – уникальная деловая среда для налаживания контактов и привлечения новых клиентов. Как и ранее, здесь будут выставлены стенды участников из Италии, Германии, Польши, Чехии и Турции, предлагающие наиболее современные технические решения данной отрасли.

Место проведения: (адрес проведения мероприятия). Будем рады Вас видеть!

Дорогие друзья! Международные выставки в нашем центре проводятся два раза в год.

Ближайшая выставка состоится (дата), на которую мы с радостью приглашаем всех желающих. Как обычно, для участников и победителей конкурсов у нас подготовлен богатый призовой фонд. Участие в конкурсах бесплатное.

Издательство (название) приглашает своих соратников и друзей на (название выставки) книжную ярмарку-выставку, которая будет проводиться (дата и место проведения выставки).

Будут представлены издательские книги последних лет по родноверию, Истории Древней Руси, истокам русского языка, философии, здоровью нации, науке и др., а также новинки:

(перечисляются новые издания).

Ждём обсуждения планов на будущее и обмена мнениями.

Время работы выставки: (точное время).

Приглашаю! Посетите выставку мою!Здесь увидите вы много. Я вина налью!Будут люди и знакомства, встречи, разговоры,Интересные беседы, диспуты и споры!Приходить вам или нет, уж решайте сами…Но не зря же я старался здесь для вас стихами!

Состоится завтра вечер встреч!Творческая выставка моя!Все, что создал и хотел сберечь,То, что было важно для меня –

Все увидите своими вы глазамиПриходите с парой или сами!Вся душа представлена в твореньях,Созданных на грани озаренья!

Я приглашаю вас на выставку работ,Что были созданы моими же руками!Немало сил здесь вложено, хлопот.Вы в этом убедитесь вскоре сами.

Я буду рад безмерно, если вы С собой друзей и близких позовете.И ваш приход исполнит вмиг мечты!Надеюсь, что вы все-таки придете!

Наша фирма приглашает завтра вас на встречу,На которой состоится выставка и вечерОбещаем, будет теплым, в дружеской компании.Приходите, благодарны будем за внимание!

Приглашаем, посетите выставку компании!Будет много интересных, очень ярких встреч!И концертная программа к вашему вниманию,Много нового, что может вас к себе привлечь!

Приходите! Нам так важно видеть вас на ней!Мы хотели бы собрать здесь всех своих друзей!Каждый важен, нужен очень!Приходи же, если хочешь!

Я приглашаю вас на выставку картин,Вся жизнь моя на этих вот полотнах!Мне отзыв ваш, друзья, необходим!Душа моя в творениях свободна!

Вы приходите, я давно хотелДушою этой с вами поделиться!Писал, творил, как мог и как умел.Я приглашаю вас к искусству приобщиться!

Мы приглашаем вас прийти На выставку работ искусства!Творенье по душе найти,Задеть в ней глубину и чувства!

Все экспозиции еёХоть небольшие, но шедевры!Здесь чья-то жизнь и бытиё,Чей-то покой и чьи-то нервы…

Здесь выражение душиСреди скульптур и красок ярких.Ты приходи и поспеши!Здесь для души твоей подарки!