Законодательство

Содержание

Арбитражная практика

Постановление Федерального арбитражного суда Волго-Вятского округа от 11.08.2010 по делу № А43-5226/2010

ФАС Волго-вятского округа признал юридическую силу электронного документа, подписанного ЭП. В деле истец требовал взыскать задолженность с ответчика за неоплаченный товар. В свою очередь, ответчик не хотел признавать электронные документы, подписанные ЭП и утверждал, что они были подписаны неуполномоченным лицом…

Постановление Федерального арбитражного суда северо-западного округа от 01.06.2009 по делу №А56-28501/2008

Довод ИФНС об отсутствии у ОАО оснований для предъявления к вычету НДС по счету-фактуре, подписанному путем проставления штампа-факсимиле, воспроизводящего личную подпись руководителя организации-поставщика, необоснован…

Определение Высшего арбитражного суда Российской федерации от 13.02.2009 № ВАС-16068/08

В передаче дела по заявлению о признании незаконным акта налогового органа в части доначисления налогов, начисления пени, привлечении к налоговой ответственности по п. 1 ст. 122 НК РФ для пересмотра в порядке надзора судебных актов отказано, поскольку представленные в дело доказательства подтверждают наличие хозяйственных операций между заявителем и ООО, проставление на счетах-фактурах факсимильной подписи при наличии соглашения об этом не говорит о нарушении обществом ст. 169 НК РФ.

Постановление арбитражного суда Московского округа от 13 марта 2015 г. по делу № А40-102584/14

Резолютивная часть постановления объявлена 12 марта 2015 года
Полный текст постановления изготовлен 13 марта 2015 года

Постановление девятого арбитражного апелляционного суда г. Москва от 7 июля 2015 г. по делу № А40-26656/2015

Резолютивная часть постановления объявлена 6 июля 2015 года
Постановление изготовлено в полном объеме 7 июля 2015 года

2016 год

Приказ Минфина РФ от 10.11.2015 № 174Н

Действующий

«Об утверждении Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи»

Приказ ФНС от 4 апреля 2016 г. № ММВ‑7‑6/176@

Действующий

«О внесении изменений в Приказ ФНС России от 20.04.2012 N ММВ-7-6/253@»

Приказ ФНС РФ от 24.03.2016 № ММВ-7-15/155@

Действующий

«Об утверждении формата счета-фактуры и формата представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг), включающего в себя счет-фактуру, в электронной форме»

Приказ ФНС РФ от 13.04.2016 № ММВ-7-15/189@

Действующий

«Об утверждении формата корректировочного счета-фактуры и формата представления документа об изменении стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав, включающего в себя корректировочный счет-фактуру, в электронной форме»

Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 28.12.2016 № 252

Действующий

«Об утверждении Порядка подачи в арбитражные суды Российской Федерации документов в электронной форме, в том числе в форме электронного документа»

2012 год

Приказ ФСБ РФ от 27.12.2011 № 795

Действующий

«Об утверждении требований к форме квалифицированного сертификата ключа проверки электронной подписи»

Приказ ФНС России от 12.09.2012 № ММВ-7-6/619@

Действующий

Утверждает Порядок направления информационного сообщения об участнике ЭДО оператором ЭДО в электронном виде по ТКС

Приказ ФНС России от 29.06.2012 № ММВ-7-6/465@

Утративший силу

Утверждает формат описи документов, направляемых в налоговый орган в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи, был принят с целью обеспечения возможности направления налогоплательщиками документов в электронном виде по ТКС в налоговые органы в соответствии с пунктом 3 статьи 80, пунктом 2 статьи 93 пунктом 5 статьи 93.1 НК РФ.

Приказ ФНС России от 20.04.2012 № ММВ-7-6/253@

Действующий

Об утверждении Временного положения о Сети доверенных операторов электронного документооборота и Временного положения о порядке присоединения к Сети доверенных операторов электронного документооборота

Приказ ФНС России от 19.04.2012 №ММВ-7-6/251@

Действующий

О внесении изменений в приказ ФНС России от 09.11.2010 № ММВ-7-6/535@

Приказ ФНС России от 21.03.2012 № ММВ-7-6/172@

Утративший силу

Об утверждении форматов первичных учетных документов ТОРГ-12 и Акта приемки-сдачи работ (услуг)

Приказ ФНС России от 05.03.2012 № ММВ-7-6/138@

Утративший силу

«Об утверждении форматов счета-фактуры, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и книги продаж, дополнительных листов книги покупок и книги продаж в электронном виде»

Приказ ФНС России от 14.02.2012 № ММВ-7-3/83@

Действующий

«Об утверждении кодов видов операций по налогу на добавленную стоимость, необходимых для ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур»

ПИСЬМО Минфина РФ от 31.01.2012 № 03-07-15/11

О возможности применения до 1 апреля 2012 форм документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость, которые были утверждены постановлением Правительства Российской Федерации от 2 декабря 2000 г. N 914

Приказ ФНС России от 30.01.2012 № ММВ-7-6/36@

Действующий

«Об утверждении форматов представления документов, используемых при выставлении и получении счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной подписи»

«ПИАР» БУДУЩЕЙ ИНСТРУКЦИИ

Впервые вводимую инструкцию по делопроизводству почти наверняка работники воспримут в штыки: еще бы, ведь раньше не было никаких правил, а теперь целый том, который еще нужно изучить каждому. Что ж, это совершенно нормальное явление: на языке менеджмента принятие любого нового корпоративного закона называется организационным изменением. Организационное изменение не проходит в организации без сопротивления со стороны работников. Главное – сохранять терпение, и спустя некоторое время к инструкции привыкнут и начнут ею пользоваться. А чтобы это «некоторое время» наступило побыстрее, можно пойти на небольшие хитрости, например:

• не скрывать ни от кого, что разрабатывается такой ЛНА, при любом удобном случае подчеркивать его необходимость;

• акцентировать внимание коллег на случаях, когда отсутствие утвержденных правил оформления документов привело к негативным последствиям: директор не подписал документ, письмо не приняли на регистрацию в канцелярии госучреждения, из-за неправильного учета потерялся важный договор;

• интересоваться мнением коллег об оформлении документов

Если у кого-то есть предложения – отлично, их нужно выслушать с особым вниманием. Воплощать идею необязательно, главное, чтобы автор ощутил, что он тоже участник работы над инструкцией – о своей работе плохо не говорят

Кстати, часто работники подбрасывают «со стороны» очень дельные мысли.

Структура Положения

Вам также будет интересно:

— Образец приказа об утверждении учетной политики 2021
— Скачать образец приказа о ведении бухучета директором

Утвержденной структуры Положения нет, однако обычно документ состоит из следующих разделов:

  1. Основные определения и термины, которые используются в документе.
  2. Общие положения.
  3. Принципы организации документооборота.
  4. Потоки документов в организации.
  5. Порядок организации документооборота (обычно включает в себя несколько подразделов, например, “Процедуры документооборота и стадии обработки информации”, “Прием и обработка документации”, “Регистрация входящей корреспонденции”, “Рассмотрение и исполнение документов” и другие).
  6. Особенности работы с иностранной документацией.
  7. Правила хранения документов.
  8. Электронный документооборот.

An error occurred.

Организации; — согласование проекта с заинтересованными должностными лицами; — подготовку сводки отзывов (с комментарием «Принято», «Отклонено» с указанием причин, «Принято частично» с соответствующим пояснением); — доработку проекта документа по замечаниям, полученным в ходе согласования (в случае серьезной корректировки проекта документа проводится его повторное согласование); — в необходимых случаях — подготовку списка (указателя) рассылки документа; — представление проекта документа на подпись (утверждение) руководству; — определение места хранения документа (копии документа) проставлением отметки с указанием номера дела по номенклатуре дел, в которое должен быть помещен документ. 2.6.3.ПИСЬМО Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина РФ от 21.08.2008 N 03-03-06/1/478 Ответ на вопрос об юридической значимости электронного счета-фактуры, подписанного ЭЦП. ПИСЬМО Минфина РФ 24.07.2008 г. N 03-02-07/1-314 Ответ на вопрос о возможности хранения первичных документов, документов бухгалтерского и налогового учета исключительно в электронном виде. Федеральный закон РФ от 27.07.2006 №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» Действующий Регулирует отношения, возникающие при:1) осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации;2) применении информационных технологий;3) обеспечении защиты информации.

Как организовать электронный документооборот в кадровой службе?

Для налаживания полноценного кадрового электронного документооборота в организации необходимо:

Обеспечить защиту персональных данных

В этом вопросе следует исходить из требований:

  • закона «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ;
  • постановления Правительства РФ «Об утверждении Требований к защите персональных данных…» от 01.11.2012 № 1119.

Для этого нужно обеспечить (п. 15 Требований):

  • безопасность помещений, в которых размещена информационная система, от несанкционированного доступа посторонних лиц;
  • сохранность носителей персональных данных;
  • доступ к кадровым документам ограниченного круга лиц, выполняющих свои служебные обязанности;
  • использование средств защиты информации;
  • выполнение иных обязательных мероприятий.

Регламентировать порядок получения и использования электронной подписи

В этом вопросе следует исходить из норм закона «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ

Учитывая степень важности кадровых документов (в том числе при решении трудовых споров), при их подписании руководителю компании необходимо использовать усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП). Применение иных видов электронной подписи (простой или усиленной неквалифицированной) может повлечь признание локальных актов компании недействительными

Разграничить кадровые документы

Кадровые документы делят на две группы:

  1. Формируемые в электронном виде.
  2. Создаваемые исключительно на бумаге.

В этом как раз и заключаются существенные затруднения в создании кадрового электронного документооборота в организации. Значительная часть кадровых документов должна оформляться только в бумажном виде и заверяться личной подписью сторон трудовых отношений (работника и (или) работодателя).

С отдельными документами и кадровой информацией работника необходимо знакомить под расписку (например, с приказом о наложении дисциплинарного взыскания), а специалист кадровой службы при исправлении данных в личных карточках сотрудников обязан заверять все исправления личной подписью.

Организовать резервное копирование и хранение электронных документов

Это поможет избежать негативных последствий форс-мажорных обстоятельств, в результате которых может быть утрачен кадровый документ.

Закрепить в локальном акте формы электронных кадровых документов

Формы кадровых документов, оформляемых в электронном виде, нужно закрепить в специальном регламенте. Там же следует прописать все нюансы работы с такими документами: порядок внесения в них корректировок, сроки и способы хранения, виды электронной подписи для документов отдельной юридической значимости и т. д.

Каких процессов не коснутся новые Правила делопроизводства

Нововведения не коснутся 4 моментов, касающихся делопроизводства в муниципальных и государственных органах:

На что не распространяется действие Приказа Росархива от 22 мая 2019 № 71 Законодательное регулирование момента
1 Процесс работы с запросами физических и юридических лиц о предоставлении по их запросам сведений о деятельности государственного или муниципального органа Федеральный закон от 9 февраля 2009 № 8-ФЗ
2 Работа с запросами физических и юридических лиц о предоставлении услуг (муниципальных, государственных) Федеральный закон от 27 июля 2010 № 210-ФЗ
3 Процесс работы с обращениями физических и юридических лиц Федеральный закон от 2 мая 2006 № 59-ФЗ
4 Работа с бумагами, содержащими в себе сведения, представляющие государственную тайну Федеральный закон от 21 июля 1993 № 5485-1

Каких именно документов коснутся изменения

Разберемся, какие именно документы подвергнутся изменениям по причине вступления в силу Приказа Росархива от 22 мая 2019 №71

Что изменится Пояснения по вопросу
1 Как именно изменится работа с документацией, и какой документации коснутся изменения Введенные недавно поправки по большей части регламентируют:
  • порядок текущего хранения бумаг,
  • процедуру подготовки документов к передачи их в архив,
  • порядок формирования различных видов специальной документации,
  • технологию работы с бумагами.
2 Что регламентируют новые правила делопроизводства Новый порядок, описанный в вышеупомянутом приказе, распространяет свое действие на специальную документацию, в том числе кадровую и бухгалтерскую, в части подготовки бумаг к передаче в архивы и общих принципов работы с бумагами.
3 Примеры того, как повлияет введение в силу Приказа
  • Изменится процесс подготовки документов к передаче на хранение в архив государственного органа, а также их уничтожения по истечении срока хранения.
  • Будет уточнен порядок контроля исполнения поручений (документов).
  • Изменится процесс управления документами в системе электронного документооборота.
  • Будет уточнен процесс организации документооборота в целом.
  • Изменится порядок документирования управленческой деятельности.

Суть систем СЭД

Документооборот – термин, характеризующий все процессы на предприятии, связанные с фиксацией различных актов в форме документации:

  • первоначальное написание или получение;
  • регистрация;
  • обеспечение исполнения соответствующих действий по документу;
  • контроль над исполнением;
  • учет;
  • архивирование;
  • хранение;
  • использование повторно;
  • наведение справок;
  • рассылка.

СПРАВКА! К документообороту также относится процесс организации всей вышеупомянутой деятельности

Важно различать документооборот и делопроизводство: последнее понятие шире, оно обозначает всю деловую отрасль, связанную с документацией, и включает в себя первое

Долгое время процесс документооборота осуществлялся исключительно в бумажной форме, но современные технологии позволяют автоматизировать эту систему и перейти на полностью безбумажный вариант либо значительно сократить поток документации на бумаге.

Какие установлены правила для внедрения электронного документооборота?

Существует несколько вариантов наименования такой автоматизированной электронной системы работы с документацией:

  • СЭД – система электронного документооборота;
  • СЭДД – система электронного документооборота и делопроизводства;
  • САД – система автоматизации делопроизводства;
  • СЭДО – система электронного документооборота;
  • САДО – система автоматизации документооборота.

Самой общеупотребительной является аббревиатура СЭД.

Вопрос: Можно ли при подписании дополнительных соглашений к договору использовать квалифицированную электронную подпись, если изначально стороны не согласовывали возможность электронного документооборота?Посмотреть ответ

Обязательным компонентом СЭД является употребление электронной подписи – идентификатора электронного документа, гарантирующего его подлинность (исполняет роль личной визы на бумажном документе).

Плюсы внедрения СЭД

Самым очевидным преимуществом использования на предприятии электронного документооборота является возможность счастливо избежать множества проблем, практически неизбежных при традиционной бумажной форме делопроизводства. К ним относятся:

  • ошибки вследствие человеческого фактора;
  • утеря нужного документа;
  • время, затраченное на поиски необходимой бумаги;
  • проблемы с отправкой, доставкой и получением документации;
  • сложности при необходимости изготовления дубликатов;
  • дополнительные действия, связанные с хранением, архивированием и уничтожением накопившихся бумаг;
  • затраты на канцелярские товары;
  • меньшая степень защищенности от подделок и возможного вреда и др.

Положительные качества СЭД, резко влияющие на эффективность бизнес-процессов, вытекают из принципов применения этой системы.

  1. Однозначная идентификация – в электронной форме документ регистрируется единожды, после чего его легко можно автоматически идентифицировать.
  2. Параллельные операции – в электронной форме можно взаимодействовать с несколькими документами почти одновременно, отсюда повышается оперативность и снижаются временные затраты.
  3. Единство документальной базы – все документы сведены в согласованную систему, в результате чего не дублируются и не теряются.
  4. Легкий поиск – система автоматической идентификации позволяет быстро отыскать нужный документ по минимуму исходных данных.
  5. Возможность прикрепления – к любому документу в электронном виде можно присоединить один или несколько файлов, что позволяет снабдить его необходимыми приложениями и атрибутами.
  6. Развитая отчетность – электронная форма позволяет группировать документы по необходимым основаниям, что позволяет контролировать все стадии движения документации и обеспечивать полный и достоверный учет по нужным факторам.
  7. Гибкая адаптация – электронный документооборот несложно быстро приспособить под любые производственные нужды.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Чтобы обеспечить все отмеченные плюсы СЭД, персоналу, работающему с документацией, необходимо будет переквалифицироваться и освоить новые навыки

ТЕКСТ ИНСТРУКЦИИ

Конечно, воспользоваться комбинацией «копировать – вставить» проще всего. Можно брать целые куски из ГОСТ, ведомственных ЛНА или даже из инструкций дружественных организаций. Только делать этого не нужно. Кто-кто, а разработчик документа должен знать текст своего творения до последней буквы. Мы рекомендуем пойти по длинному пути и набирать инструкцию вручную, раздел за разделом.

Попутно текст инструкции нужно снабжать примерами, объясняя, допустим, как оформлять реквизит «Наименование организации» – с наименованием именно своей организации, а не какой-то другой. В примерах к реквизитам «Подпись» или «Виза» надо показать фамилии тех должностных лиц, которые работают в организации.

Кроме того, набор инструкции вручную поможет избежать таких недоразумений, как слова «в государственном органе исполнительной власти» вместо слов «в Обществе», названий и фамилий явно из другого, неизвестно чьего, документа.

Что такое делопроизводство?

Отрасль деятельности, обеспечивающую документирование и организацию работы с официальными документами, называют делопроизводством.

Документом является зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, которые позволяют ее идентифицировать. Официальные документы создаются юридическими или физическими лицами, оформляются и удостоверяются в установленном порядке. К официальным документам относят управленческие, научные, технические, производственные и другие.

Представим на схеме взаимосвязь делопроизводства с основными направлениями деятельности органов исполнительной власти.

--------------------------------------------------------------------------¬¦                      Делопроизводство обеспечивает:                     ¦L-----------------T----------------------------------------T---------------------------------+-----------------¬    ------------------+--------------¬¦Управление финансовыми,            ¦    ¦Документирование мероприятий,   ¦¦хозяйственными и иными документами,¦    ¦в совокупности образующих       ¦¦образующимися в деятельности       ¦    ¦деятельность органов            ¦¦органов управления                 ¦    ¦по соответствующим направлениям ¦L------------------------------------    L---------------------------------

Важное место среди официальных документов занимают управленческие документы, которые являются основой документации любого органа государственной власти, органа местного самоуправления. Состав управленческих документов определяется компетенцией и функциями органов исполнительной власти, порядком решения вопросов (единоначалие или коллегиальность), объемом и характером взаимосвязей

Состав управленческих документов определяется компетенцией и функциями органов исполнительной власти, порядком решения вопросов (единоначалие или коллегиальность), объемом и характером взаимосвязей.

АЛГОРИТМ РАБОТЫ НАД ИНСТРУКЦИЕЙ

Приведем алгоритм работы над инструкцией по делопроизводству (Схема).

Проект инструкции – это ее текст, который секретарь представляет на согласование должностным лицам организации. Конечно, в каждой организации свой состав согласующих лиц для разных видов документов, но инструкцию по делопроизводству, скорее всего, будут изучать все: это ЛНА, которым предстоит пользоваться в каждом структурном подразделении без исключения.

Согласованный текст инструкции по делопроизводству передается на утверждение генеральному директору.

Введение инструкции в действие – это не просто ее утверждение и даже не рассылка по структурным подразделениям

Важно сделать так, чтобы инструкцией пользовались ежедневно, чтобы она стала для коллег полезным справочником

Ответы на часто задаваемые вопросы о том, какие правила делопроизводства в органах власти

Вопрос: Все, что нужно сделать ответственному сотруднику муниципального органа власти – это на основании требований новых Правил делопроизводства разработать и утвердить новую инструкцию по делопроизводству?

Ответ: Прежде чем утвердить новую инструкцию по делопроизводству актом органа местного самоуправления, необходимо согласовать ее с территориальным органом Росархива (или с муниципальным архивом).

Вопрос: Как в связи с введением новых Правил делопроизводства изменится процесс работы с бумагами, в которых содержится государственная тайна?

Ответ: Работа с документами, включающими сведения, представляющие государственную тайну, не изменится.

ПРИЗНАКИ ЛОКАЛЬНЫХ НОРМАТИВНЫХ АКТОВ (ЛНА)

В юриспруденции существует понятие «нормативный правовой акт». Нормативные правовые акты высшего, государственного, уровня содержат нормы права, обязательные для всех граждан государства. Это, например, Конституция РФ, федеральные законы, кодексы, указы Президента. В отличие от общегосударственных локальные нормативные акты действуют в рамках одной или нескольких организаций и обязательны только для их работников.

Проще говоря, локальный нормативный акт «Инструкция по делопроизводству ООО «АБВ» обязательна только для работников ООО «АБВ». За несоблюдение локальных нормативных актов работники организации могут быть привлечены к дисциплинарной ответственности.

Существенные признаки нормативного правового акта перечислены в п. 9 постановления Пленума Верховного суда РФ от 29.11.2007 № 48 «О практике рассмотрения судами дел об оспаривании нормативных правовых актов полностью или в части». По аналогии можно определить и главные признаки ЛНА. Как и все нормативные правовые акты, они:

Издаются в установленном порядке. Каждый ЛНА проходит маршрут от подготовки проекта документа до утверждения его генеральным директором либо специально уполномоченным на это должностным лицом (см. Схему).

  • Содержат нормы и правила, которые могут касаться деятельности организации в целом, ее подразделений (отделов, рабочих групп, комиссий), коллегиальных и других органов, выполнения производственных или бизнес-процессов. При этом есть ЛНА, которые должны соблюдать не все работники. Так, если инструкция по делопроизводству обязательна для всех, то положением об экспертной комиссии руководствуются только члены этой комиссии.
  • Применяются неоднократно. Локальные нормативные акты издаются и применяются неоднократно. Некоторые ЛНА сопровождают организацию все время ее существования. Это, например, правила внутреннего трудового распорядка или положение о защите персональных данных работников.

2011 год

Постановление Правительства от 26.12.2011 №1137

Действующий

«О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость»

Федеральный закон РФ от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ

Действующий

Устанавливает единые правовые и методологические основы организации и ведения бухгалтерского учета в Российской Федерации.

ПИСЬМО Минфина РФ от 05.10.2011 № ЕД-4-3/16368@

Об отдельных вопросах применения электронных документов

ПИСЬМО Минфина РФ от 26.08.2011 № 03-03-06/1/521

Вопрос: Организация планирует внедрить электронный документооборот в части обмена товарными накладными (форма ТОРГ-12), подписанными электронно-цифровой подписью с использованием сертифицированных средств криптографической защиты информации (далее — ЭЦП)…

ПИСЬМО Минфина РФ от 01.08.2011 № 03-07-09/25

Разъяснения по вопросу об аккредитации операторов электронного документооборота.

Федеральный закон РФ от 19.07.2011 № 245-ФЗ

Действующий

«О внесении изменений в части первую и вторую Налогового кодекса Российской Федерации и отдельные законодательные акты Российской Федерации о налогах и сборах»

ПИСЬМО Минфина РФ от 07.07.2011 № 03-03-06/1/409

Ответ на вопросы об юридической значимости электронных первичных документов, подписанных ЭЦП, и о возможности представления по требованию налогового органа по ТКС документов, составленных в электронном виде в формате, установленном соглашением между организациями (участниками электронного документооборота), и подтверждающих расходы по налогу на прибыль.

Приказ Минфина РФ от 25.04.2011 № 50н

Утративший силу

«Об утверждении порядка выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи»

Федеральный закон РФ от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»

Действующий

Регулирует отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, при совершении иных юридически значимых действий. С 01.07.2012 полностью заменит ФЗ РФ от 10.01.2002 №1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи»

Приказ ФНС России от 17.02.2011 № ММВ-7-2/168@

Действующий

«Об утверждении Порядка направления требования о представлении документов (информации) и порядок представления документов (информации) по требованию налогового органа в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи (в ред. Приказа ФНС РФ от 07.11.2011 N ММВ-7-6/733@)»

ПИСЬМО Минфина РФ от 01.02.2011 № 03-03-06/1/47

Вопрос: ЗАО, являясь биржевым брокером, внедрило корпоративную информационную систему (КИС)…

ПИСЬМО Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина РФ от 11.01.2011 № 03-03-06/1/3

Разъяснения по вопросу об юридической значимости первичных электронных документов (в частности, акта о приеме-передаче объекта основных средств (типовая форма ОС-1), служебного задания для направления в командировку и отчете о его выполнении (типовая форма Т-10а), авансового отчета (типовая форма АО-1)).

Основные положения закона о переходе на электронный документооборот

Электронный документооборот тесно связан с Федеральным законом «Об электронной подписи». Он был принят 25 марта 2011 года, а одобрен спустя 5 дней того же года. Последние изменения были внесены 23 июня 2016 года.

Краткое содержание Федерального закона «Об электронной подписи»:

  • Описание сферы деятельности действующего законодательства;
  • Раскрытие базовых терминов, которые используются в настоящем Федеральном законе;
  • Перечисление видов онлайн росписей;
  • Раскрытие обязанностей участников взаимодействия в сети;
  • Описание средств, при помощи которых есть возможность установить онлайн подпись;
  • Описание заключительных положений.

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПРАВИЛ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ФЕДЕРАЛЬНЫХ ОРГАНАХ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ

(в ред. Постановлений Правительства РФ , , )

В соответствии со Федерального закона «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» Правительство Российской Федерации постановляет:

1. Пункт утратил силу. (в ред. Постановления Правительства РФ )

2. Изложить пункт 11.1 Типового регламента взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. N 30 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 4, ст. 305; 2009, N 12, ст. 1429), в следующей редакции:

«11.1. Делопроизводство в федеральных органах исполнительной власти осуществляется в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477. На основе указанных Правил федеральные органы исполнительной власти по согласованию с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела издают инструкции по делопроизводству.».

3. Изложить пункты и Типового регламента внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. N 452 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 31, ст. 3233), в следующей редакции:

«2.38. Делопроизводство в федеральном органе исполнительной власти осуществляется в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477. На основе указанных Правил федеральный орган исполнительной власти по согласованию с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела издает инструкцию по делопроизводству.

Работа с секретными документами, шифротелеграммами, другими документами ограниченного доступа, а также обработка секретной и другой информации ограниченного доступа осуществляются в соответствии со специальными инструкциями.

2.39. Организация и ведение делопроизводства в федеральном органе исполнительной власти осуществляются структурным подразделением федерального органа исполнительной власти, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лицами, ответственными за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти.».

4. Федеральному архивному агентству до 1 января 2010 г. утвердить методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

Председатель Правительства Российской Федерации В. ПУТИН

УТВЕРЖДЕНЫ Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477

РЕЗЮМЕ

1. За основу при разработке инструкции лучше взять МР для ФОИВ, опираясь также на государственные стандарты по делопроизводству и ведомственные инструкции.

2. Сначала проект инструкции согласовывают во всех структурных подразделениях, потом его утверждает генеральный директор.

3. Файл с инструкцией необходимо адаптировать для удобства использования: в нем создаются навигация и гиперссылки, благодаря формату PDF возможен полнотекстовый поиск.

Утв. приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст.

Утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76.

Утв. приказом ФТС России от 09.07.2014 № 1331.

Какие были внесены поправки?

Как уже отмечалось выше, последние изменения в Федеральный закон были внесены 23 июня 2016 года. В частности, изменению подверглись следующие статьи:

Ч 5 ст 8

В статье 8 была изменена часть 5. В содержании говорится, что квалифицированный сертификат и правила владения ключом росписи в сети должны быть согласованы с уполномоченным федеральным органом.

Ч 1 ст 12

Часть 1 статьи 12 была изложена в новой редакции. В ней говорится, что онлайн подпись можно создать только в формате, который предварительно утверждается уполномоченным федеральным органом исполнительной власти. Он же имеет все средства для проверки подлинности онлайн росписи.

Ч 1 ст 13

На основании части 1 статьи 13 подтверждается владение ключом электронной подписи, который соответствует ключу ее проверки.

Ч 1 ст 16

В части 1 статьи 16 говорится о том, что интернет-подпись должна соответствовать требованиям, которые предусматриваются федеральным органом исполнительной власти в целях обеспечения безопасности. Дополнительно электронная подпись должна быть проверена специальным центром на действительность квалифицированного сертификата.

Чтобы онлайн документ имел юридическую силу, его необходимо зарегистрировать. Регистрация аналогично онлайн подписи осуществляется в сетевом варианте. Для этого уполномоченному лицу предоставляется электронная карточка.

Хранение документов в интернете осуществляется согласно номенклатуре дел, соблюдая систематизацию официальных бумаг и их правильное распределение. Это дело временного или постоянного хранения. Храниться должны не только документы, но и информация о таковых. Если срок хранения документов в режиме онлайн был завершен, они подлежат уничтожению.

Заключение

В заключение необходимо отметить, что требования к электронным документам могут содержать законодательные и иные нормативные правовые акты, определяющие статус различных юридических лиц или их деятельность в определенной сфере. Чаще всего, вопросы создания и использования электронных документов решаются ведомствами самостоятельно. Имеются нормативные акты федеральных органов власти, особенно заинтересованных в быстрой и точной передаче документированной информации. Это акты финансовых органов, налоговой, таможенной службы и др.

При использовании систем электронного документооборота и ЭД также следует учитывать законодательные акты субъектов Российской Федерации и правовые акты, принимаемые органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации.

Ларин М.В. Электронные документы в управлении: научно-методическое пособие/М.В. Ларин, О.Н. Рысков. -ВНИИДАД.-М.:2005.-С.7

  Ларин М.В. Электронные документы в управлении: научно-методическое пособие/М.В. Ларин, О.Н. Рысков.-ВНИИДАД.-М.:2005.-С.11

Ларин М.В. Электронные документы в управлении: научно-методическое пособие/М.В. Ларин, О.Н. Рысков.-ВНИИДАД.-М.:2005.-С.12

Ларин М.В. Электронные документы в управлении: научно-методическое пособие/М.В. Ларин, О.Н. Рысков.-ВНИИДАД.-М.:2005.-С.20

Рысков О.И. Классификаторы документов и информации в составе нормативно-правовой базы АС делопроизводства// Документация в информационном обществе: Унификация и стандартизация межведомственного корпоративного документооборота: Доклады и сообщения на IX Международной научно-практическое конференции 05-06 марта 2003 г.. — Росархив. ВНИИДАД.- М., 2003.-С.241

Храмцовская Н.А. Нормативные документы, необходимые для электронного документооборота в организации/ Н.А.Храмцовская// Документация в информационном обществе: Унификация и стандартизация межведомственного корпоративного документооборота: Доклады и сообщения на IX Международной научно-практическое конференции 05-06 марта 2003 г.. — Росархив. ВНИИДАД.- М., 2003.-С.292-293

Там же, Рысков О.И. О соотношении положений международного стандарта ИСО 15489 и современной нормативной базы ДОУ РФ: терминологический анализ. — С.292-293